В чем хранить записи, структурировать информацию — моя любимая программа

В дополнение к статьям «Как успевать больше» и «Как внедрять в жизнь крупные изменения» я решила сделать еще одну статью, где подробнее раскрываю инструмент, без которого я не могу представить свой день. Который позволяет мне и успевать больше, и планировать в нем большее.

У меня десятки, а иногда и сотня контактов в день с людьми. Я выдаю массу информации, к которой я должна иметь быстрый доступ. В голову постоянно приходят какие-то идеи или появляются дела, которые нужно сделать. И так далее.

Насколько хаотично проходил бы мой день, если бы у меня не было единого места, где я могу записывать:

— список что сделать сегодня
— отдельно список мелких дел для буферных дней
— фрирайтинг, любые мысли чтобы разгрузить мозг, какие-то проработки и упражнения
— всевозможные дневники и отчеты — мои личные, стодневки и разные другие
— большие цели и все что приходит мне в голову из разряда «а хорошо бы»
— крупные цели и все, что их касается
— любые списки типа сделать, купить
— какая-то полезная информация которую надо держать в быстром доступе, в одном месте, где легко найти — каких посылок жду и их коды отслеживания, мои кошельки и платежные данные, кто в подопечных по благотворительности, списки по вьетнаму — людей, магазинов или клиник, которые могут быть полезны,
— веду список финансов — сколько приходит ежедневно, ежемесячно и куда мне сколько нужно в ближайшее время
— списки что сделать по отдельным проектам, куда я могу все записывать, чтобы не забыть
— полезные ссылки — на мои главные статьи, мои бесплатные курсы, реферальные ссылки и так далее
— данные по моим бонусам по хрумеру, обновление топ базы и пр.
— группы, которые хочу послушать и фильмы посмотреть, книги почитать
— что я хочу скачать-докачать — список ссылок по темам
— что мне понадобится в поездке в следующую страну
— список ресурсов по спорту, запись пищевого дневника или программы тренировок
— какие-то данные, к которым могу захотеть вернуться позже — про ноотропы или анскулинг или хорошие советы, чем лечить ребенка в том или ином случае и т.д.
— мои тренинги, которые сейчас прохожу — информация, ссылки в кабинет, задания, выполненные мной задания
— короткие посты в мои соцсети, которые часто использую или надо будет использовать часто в ближайшее время и надо не забыть
— идеи для постов в мой SEO-блог

и всякую другую информацию, которая может мне понадобиться в любой момент. Про которую я должна знать, где ее искать. Ну и вообще, иметь очень удобный инструмент, где можно записать что угодно.

Эта же программа может быть очень удобной для ведения SEO-проектов, сохранения информации по изменениям и всевозможных идеях, что сделать с сайтом, ссылок на полезные материалы и так далее.

О том, как я работаю сейчас со списками, как структурирую информацию, делю свои дела и другие интересные организационные лайфхаки я подробно описала в статье «Эффективная работа со списками и жизнью. Успевать все самое важное».

 
Существуют самые разные органайзеры, так называемые «менеджеры персональной информации».

Много лет назад я пересмотрела все, какие смогла найти. Evernote тоже смотрела, но он мне совсем не приглянулся ни интерфейсом, ни отсутствием древовидной структуры — от этого у меня в записях в Evernote довольно быстро начался полный бардак.

 
В итоге я остановилась на двух примерно равнозначных — EssentialPIM и AllMyNotes Organizer.

Что мне было нужно от органайзера:

— не ограниченная по уровням вложенности древовидная структура
— возможность делать разные цвета, жирность у названий категорий и файлов в дереве, иконки и приоритетность рядом с ними — т.е. чтобы самые частые разделы я могла выделять и находила визуально моментально.
— поиск по всем заметкам или только выбранным
— возможность внутри заметок все выделять как в MS Word, легко вставлять изображения и так далее.

 
Оба всем этим требовниям удовлетворяют. Обе программы имеют в том числе и русский интерфейс.

 
У меня есть несколько файлов — отдельно самый главный мой файл, открытый весь день, он же еще и под паролем. И отдельно несколько других, которые я открываю гораздо реже.

Отдельно — файлы по языкам (испанский, индонейзийский). Отдельно — по конспектам Эволюции, Палиенко и пр. кто мне особенно интересен. Отдельно — по некоторым тренингам с особо глубокой проработкой (хотя чаще всего эта информация идет в основном файле). И отдельным файлом там же хранится система некоторых коспектов, лучших идей, заметок, цитат, кусков статей и пр. по SEO, интернет-маркетингу (пока ищу более совершенную систему знаний).

 
Какие нюансы:

EssentialPIM более навороченный и симпатичный. У меня PRO версия (покупается один раз), но вроде и бесплатной достаточно. Но он тяжелее — если внутрь заметок вставлять много картинок и делать большое дерево, то он начнет тяжело ворочаться на компьютере, подвисать иногда. Язык на сайте сразу есть русский, не помню, как он устанавливается, кажется, сразу выбор при установке.

AllMyNotes Organizer полегче, но чуть попроще интерфейсом. Одно время я с удовольствием работала в нем, но потом пару раз он сглючил и исчезли мои последние сохраненные данные (возможно, потому что файлы сильно разрослись) — тогда я перешла обратно на EssentialPIM и просто стараюсь почаще убирать из основного файла старые и ненужные данные, облегчать его. Не помню, как устанавливается русский язык, но в навигационном меню программы есть раздел «Инструменты» — там «Настройки» — там в окошке — «Язык» (ну т.е. возможно, при первичной установке все это по английски и надо сменить на русский, не помню).

 
Не представляю, где и как еще можно хранить так же удобно все эти данные.

Интерфейс у обеих программ очень простой и интуитивный. Вот это только одна из моих раскрытых рабочих подкатегорий в EssentialPIM. Тут видно, что я могу делать разные цвета у заголовков заметок в дереве, разную жирность, разные иконки рядом, любой уровень вложенности.

Каждый уровень в дереве сам по себе тоже является заметкой, а не просто папкой.

 
Если у вас есть какие-то интересные мысли или наработки на эту тему, или вопросы — пишите!

 
Пара других инструментов или лайфхаков, без которых я тоже не представляю свой день в плане удобства работы за компьютером:

«Запинить все»
Программа для скриншотов